[ Pobierz całość w formacie PDF ]
.Rysunek 11.11.W tabeli Praca mo¿emy sprawdziæ, czy zadanie poch³ania wiêcejnak³adów, ni¿ zak³adanoW nastêpnych kilku rozdzia³ach bêdziemy czêsto spotykaæ siê z ró¿nymi tabelamitego typu, obecnie mamy ju¿ dosyæ jasny obraz tego, czego mo¿na siê dowiedzieæprzez œledzenie postêpów w projekcie.Strategie œledzeniaKorzystanie z programu Microsoft Project w rzeczywistych projektach pozwoli nanabranie wprawy w procesie œledzenia.Istnieje jednak kilka podstawowych zasadœledzenia, których zastosowanie pozwoli unikn¹æ k³opotów w pierwszych kilkuprojektach.Ciê¿kie zadanie, jakim jest œledzenieAktualizacji danych nale¿y dokonywaæ czêsto i regularnie.Dla wielu osóbœledzenie jawi siê jako zadanie koszmarne — trzeba wprowadziæ wszystkieszczegó³y dotycz¹ce stopnia zaawansowania i czasu trwania zadania, jego kosztyi wykorzystane zasoby.Trzeba zgromadziæ dane z kart wykorzystania zasobów,raporty od innych uczestników projektu, a tak¿e faktury handlowe.Trzebanastêpnie wpisaæ wszystkie zebrane informacje.Zadanie mo¿e byæ faktyczniepowa¿ne, niemniej jednak, im czêœciej je wykonujemy, tym mniej danych trzebawprowadzaæ i tym jest ono ³atwiejsze.W procesie œledzenia pomocne mo¿e okazaæ siê zlecanie innym osobom czêœci zadañuaktualniania danych.Osoba nadzoruj¹ca jak¹œ fazê projektu mo¿e œledziædzia³ania w obrêbie tej fazy.Z kolei osoba nadzoruj¹ca ca³oœæ projektu mo¿e,stosuj¹c ró¿ne metody, tworzyæ z dostarczonych harmonogramów cz¹stkowychharmonogram pe³ny.UwagaW czêœci V niniejszej ksi¹¿ki opisano, jak ³¹czyæ kilka harmonogramów i jakzarz¹dzaæ nimi z grupami roboczymi.Dobrze jest, gdy mo¿na skorzystaæ z pomocy asystenta, który zajmuje siêszczegó³ami procesu œledzenia.Taka osoba powinna byæ odpowiednio przeszkolona(i wyposa¿ona w egzemplarz niniejszej ksi¹¿ki), i choæ nie musi byæ specjalist¹od programu Microsoft Project, mo¿e bardzo skutecznie wykonywaæ spor¹ czêœæpracy.WskazówkaAby nie zapomnieæ o œledzeniu, nale¿y zadanie to uwzglêdniæ w harmonogramiejako zadanie cykliczne, powtarzaj¹ce siê co tydzieñ lub co dwa tygodnie.Nienale¿y równie¿ zapominaæ o wprowadzeniu do harmonogramu niezbêdnych zebrañ(oceniaj¹cych postêpy i analizuj¹cych dzia³alnoœæ).Prowadzenie notatek na temat œledzeniaW wydajnym œledzeniu przydatne mo¿e równie¿ byæ korzystanie z notatek w celuzapisywania postêpów i zmian.Je¿eli wydarzy siê coœ na tyle wa¿nego, ¿e wartoto odnotowaæ, a nie trzeba zmieniaæ planu bazowego, dobrze jest umieœciæ to wnotatkach.Gdy projekt bêdzie ju¿ ukoñczony, pozwol¹ one oceniæ ró¿ne zdarzenia— od niedotrzymanych terminów do przekroczenia kosztów.WskazówkaWarto okreœliæ jakiœ wzorzec dla prowadzenia œledzenia w danej firmie czyorganizacji.Kiedy uznajemy zadanie za wykonane? W jaki sposób liczymy koszty ico ma byæ Ÿród³em informacji o czasie wykorzystania zasobów? Program MicrosoftProject bêdzie bardziej przydatny, gdy wszyscy kierownicy projektów bêd¹korzystaæ z tych samych metod oceny postêpów i kosztów, podobnie jak dzia³ksiêgowoœci w firmie korzysta z pewnych norm w œledzeniu kosztów.Stworzenie kilku planów bazowych bêdzie z pewnoœci¹ przydatne, ale nale¿yokreœliæ, kiedy rejestrujemy zmiany.Mo¿emy okreœlaæ plan bazowy dla ka¿degowa¿nego punktu kontrolnego w projekcie.Nawet du¿e projekty maj¹ zazwyczajtylko cztery lub piêæ istotnych punktów kontrolnych i z regu³y pojawiaj¹ siêone po wykonaniu sporej czêœci pracy.PodsumowanieRozdzia³ ten poœwiecony by³ podstawowym kwestiom zwi¹zanym z procesem œledzeniaw projekcie.Omówiono w nim takie kwestie jak:okreœlanie, modyfikowanie i usuwanie planu bazowego,porównywanie wartoœci szacunkowych z planu bazowego z rzeczywistymi postêpami.W rozdziale 12.znajduj¹ siê informacje o mechanizmie procesu œledzenia,zapisywaniu wartoœci rzeczywistych, a tak¿e upraszczaniu tych danych
[ Pobierz całość w formacie PDF ]